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Facilitação

O que é facilitação e por que ela é tão importante em projetos estratégicos?

O termo facilitação tem se tornado cada vez mais comum no ambiente corporativo mas esbarra em definições muito imprecisas. Por vezes o termo é confundido com outros métodos e metodologias que, embora possam conversar e terem suas similaridades, são em essência coisas distintas.

Um exemplo clássico desse equívoco é a seguinte demanda:

“Preciso de um Design Thinking para uma reunião!”

A frase acima é fruto de um equívoco entre termos e conhecimentos. Design Thinking é, em si, uma maneira de pensar. Faz muito pouco sentido pedirmos uma “maneira de pensar” para uma reunião, correto? O que acontece, na verdade, é que o demandante deseja alguém que conduza a reunião, através de técnicas que incentivem a troca e a colaboração. Muito provavelmente, mais do que dinâmicas prontas, o que se procura é um facilitador.

De uma maneira geral, a facilitação é o ato de conduzir pessoas ao longo de processos (de reuniões a projetos) de forma a incentivar a colaboração entre os participantes, sempre mantendo a atenção no engajamento do grupo e foco no objetivo final.

Embora, num primeiro momento, essa definição pareça remeter a um processo simples, facilitar um grupo pode se tornar desafiador. Uma boa facilitação precisa observar uma série de questões importantes e se adaptar a cada adversidade que encontrar. Propor caminhos de ação na mesma velocidade em que são apresentados os desafios exige postura e repertório. Alguns pontos vitais para uma boa performance são:

Alinhar o objetivo do processo

Entender com clareza os objetivos do trabalho é vital para servir de termômetro de sucesso. O importante, nesse ponto, é dosar as expectativas: o que é possível de fazer dentro do tempo planejado, e como isso permite um desenvolvimento do processo em curso? Mais do que resolver uma questão por completo, é importante que os participantes sintam que o trabalho “andou”, “destravou”, e que o caminho a frente já está mais claro;

Entender o grupo de trabalho

Compreender as características das pessoas envolvidas no processo é fundamental, desde aspectos pessoais até o contexto profissional. Em processos facilitados, as hierarquias existentes precisam ser diluídas para o engajamento de todos. Outro ponto importante é saber que área, da empresa por exemplo, cada participante representa durante a sessão: negócios, produtos, marketing, TI etc. Dessa maneira, será mais fácil conter visões possivelmente enviesadas além de extrair as opiniões certas das pessoas certas;

Promover a troca entre os participantes

É importante compreender quais participantes são mais propositivos, pessimistas, indagadores, entre outros perfis, a fim de acioná-los nos momentos certos, promovendo a discussão ao invés de podá-la. Nesse ponto, ainda há o desafio de fazer “quem não fala, falar”, ou seja, criar um ambiente onde até mesmo os mais retraídos sintam-se motivados a contribuir. Nenhuma fala deve ser sobreposta a outra mas, ao mesmo tempo, divergências podem ser exploradas como meio de explorar diferentes pontos de vista e promover a empatia.

Há outro ponto importante que deve ser combatido: o medo de errar. Os participantes costumam ter medo de expor opiniões ou ideias que sejam sujeitas a críticas ou estejam demasiadamente “cruas”. O facilitador deve seguir no caminho contrário, incentivando o aparecimento desse tipo de conteúdo, visto que a sessão de facilitação é a oportunidade para se construir em conjunto. “Errar rápido”, num ambiente propício e seguro, passa a ser então uma vantagem do processo.

Planejar e improvisar na medida certa

Um planejamento prévio da sessão é sempre adequado, embora nem sempre possível. Evidente que quando se opta por elaborar dinâmicas específicas ou workshops, o facilitador precisa ter praticado as mesmas antes de realizá-las, simulando o papel de um participante. Dessa maneira, é possível prever possíveis problemas na condução e se antecipar com um leque de caminhos alternativos.

Improvisar só se torna possível depois de praticarmos muito a execução. Aqui se aplica a célebre frase de Thomas Edison, grande inventor americano:

"Genialidade é 1% de inspiração e 99% de transpiração."

A capacidade de improvisação não deve ser vista como um dom ou uma habilidade inalcançável, ela é, na verdade, fruto do exercício constante. Por sinal, na maioria das vezes o improviso se dará de maneira extremamente colocada, um detalhe em torno de uma atividade maior.

Vale lembrar que o mesmo exercício é útil também para facilitação de processos menos estruturados, sem workshops ou dinâmicas desenhadas. Mesmo nessas situações é adequado estudar o assunto antes e prever os rumos que ele pode tomar, já avaliando que ferramentas ou práticas de condução poderão ser usadas. E por falar em ferramentas...

Facilitação de Workshop com time de nível executivo. Ter a sensibilidade para guiar o grupo é uma característica de todo bom facilitador (e pode ser aprendida!)

Tenha disponível uma biblioteca de recursos

Ter sempre, de fácil acesso, uma biblioteca de recursos como canvas, templates, post-its ou adesivos para votação é de suma importância. Facilitar passa por organizar, de outras maneiras, uma questão e suas características. Essas ferramentas permitem realizar esse entendimento de maneira visual e participativa.

Quando se fala de canvas e templates, o importante é ter clareza sobre os usos e objetivos de cada um desses. Saber como e quando utilizá-los para alcançar os objetivos de uma sessão faz parte de um dos pontos mais cruciais do repertório de um facilitador.

Não impor opiniões e sim coletá-las

Um facilitador deve se manter o máximo possível neutro nas decisões que precisam ser tomadas durante a sessão. Contudo, é também comum que os participantes o vejam como o validador dos pensamentos expostos. Para sair dessa sinuca de bico, o ideal é devolver as indagações, apresentando a opinião dos participantes como o verdadeiro critério de sucesso. Frases como “O que vocês acham?”, “Como vocês sugerem prosseguir?” ou “Vocês estão confortáveis com o resultado?” são ideais para distribuir o senso de responsabilidade do resultado.

Facilitação em ação durante workshop da Marte com o time Unimed. A presença ativa de um ou mais facilitadores é crucial para o sucesso das dinâmicas.

Saber quando ouvir e quando orientar

Quando apresentados a um novo método de trabalho, as pessoas tendem a hesitar e não aderir imediatamente. Facilitar, nesse momento, significa balancear a condução com orientações e pausas para escutar os envolvidos.

Sempre que percebe uma dificuldade no andamento, o facilitador pode apresentar exemplos de como executar uma atividade. Os participantes naturalmente irão se espelhar nestes para seguir adiante. Contudo, o excesso de sugestões pode servir também de “muleta” aos envolvidos. Ter alguém que sabe resolver no grupo pode não colaborar para que outros também se proponham a enfrentar os desafios. Nessas horas, é importante usar o silêncio a seu favor! Por constrangedor que seja, é o silêncio que leva os demais participantes a saírem do conforto e emitirem opiniões.

Concluindo…

Facilitar definitivamente exige prática e uma bagagem, mas não depende de uma habilidade natural das pessoas, ou um mesmo dom. Consiste num repertório de comandos, ferramentas e atitudes que, quando combinadas, criam um ambiente propício à troca e à colaboração. O treino constante torna tudo cada vez mais natural.

Vale a pena investir nessa habilidade? Sempre! Um entendimento claro de como facilitar atravessa áreas de conhecimentos diferentes e acelera o trabalho. Não se trata apenas de ser lúdico ou dinâmico, trata-se de ser produtivo e engajador. Os resultados são sempre enriquecedores!

Sem contar que encerra-se aí o equívoco:

Você não precisa de um “Design Thinking” para essa reunião, talvez você precise de um facilitador!

Illustrations by Freepik Storyset

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