A leviandade de um workshop ruim.

Pense nas suas experiências passadas com workshops ou dinâmicas em que tenha participado. Lembre-se de como elas transcorreram e procure recordar o seu sentimento em cada etapa: quando te convidaram a participar; enquanto aguardava o começo da sessão; enquanto transcorria cada uma das atividades; e, finalmente, a sensação encerrada ao fim do dia.

Seja crítico em sua avaliação e reflita: todas foram proveitosas? Foi perceptível no que cada uma delas alterou o resultado de um projeto? O tempo empreendido pareceu render? Os participantes se sentiram verdadeiramente engajados? Voltaria a repetir? Indicaria a outros o mesmo processo?

É provável que a maioria de suas experiências flutue entre o ruim e o regular, enquanto uma minoria se enquadre como realmente boa. O que leva a derradeira reflexão:

O que caracteriza um Workshop como bom?

Questão extensa. Certamente impossível de ser completamente abordada em um curto artigo, mas necessária de ser discutida. Ainda mais num mercado que demanda cada vez mais por processos inovadores, engajadores, colaborativos e, porque não, lúdicos.

Faz-se necessário, antes de mais nada, entender o conceito da palavra 'workshop’. Mais do que apenas designar o espaço físico - tal como uma oficina (numa tradução literal do inglês) - o termo define uma reunião de trabalho orientada por temática/assunto pré-definido. Seu objetivo é proporcionar uma troca entre os participantes (preferencialmente de expertises diferentes), ao longo de uma série de dinâmicas regradas, promovendo resultados superiores ao padrão e em um curto espaço de tempo.

Numa rápida análise de seu conceito já é possível perceber que um workshop é, portanto, intrinsecamente dependente de uma série de variáveis, dentre as quais podem ser destacadas a temática, o objetivo, as dinâmicas, a duração e as pessoas. Numa visão macro, mas já suficiente para uma primeira observação, são esses elementos que, quando bem trabalhados, tornam um workshop um sucesso.

Temática — Com o que estamos trabalhando?

O ponto base de qualquer projeto. Seja um produto, um serviço ou um processo, a definição do tema traz o recorte de assuntos que farão parte do workshop. Aqui define-se a extensão do conteúdo que pode e deve ser abordado.

O perigo dessa variável muitas vezes surge da definição de temas excessivamente fechados. É o caso de, por exemplo, um workshop de cocriação que aborde a “aceleração de pagamentos no caixa de supermercado” em vez de “melhora na experiência de pagamento no supermercado”. É possível reparar que a primeira colocação delimita demais as ideias que podem surgir, pois recorta o tema em um micro momento e toma uma série de premissas como verdade, tais como: se tenho fila, o pagamento é lento.

A segunda provocação expande o conteúdo e permite a geração de ideias através de sinapses antes não visíveis. Seria a formulação de uma fila fruto direto de um caixa lento? Preciso necessariamente melhorar esse processo no caixa físico ou posso dar soluções remotas? O cliente realmente se aborrece com essa lentidão ou sua dor vem de outra questão?

É lógico, a capacidade de manter uma temática extensa varia de projeto para projeto. Por outro lado, caso necessário, expandir o tema o tornando mais abstrato não será sinônimo de desenvolver soluções não aderentes com o objetivo final. As demais variáveis o ajudarão a se guiar para o caminho correto bem como filtrar os insights realmente aplicáveis.

Objetivo — O que desejamos alcançar?

Não se trata sobre o objetivo do projeto, mas sim do workshop em questão. Sendo assim, este pode variar do mais ao menos abstrato. Uma sessão pode servir apenas para engajar um time num desafio e torná-lo empático a outras equipes. Por outro lado, pode ser bastante prático e produzir um entregável bem definido como Personas, Jornadas do usuário ou mesmo uma ideia inovadora de produto.

A busca por múltiplos objetivos numa sessão pode transformá-la em uma sequência de tarefas superficiais ao mesmo tempo que complexifica a escolha dos participantes e a preparação de dinâmicas adequadas. Faltará tempo ou se tornará confuso.

Um objetivo bem definido, portanto, é primordial para o entendimento da real necessidade de existência de um workshop e para seu dimensionamento em número de sessões.

Um exemplo seria dimensionar um processo de cocriação em duas sessões por entender que a primeira serviria principalmente para desmistificar visões críticas entre áreas irmãs — o famoso “o problema vem dali e não de mim” — tornando-as capazes de trabalhar em conjunto. Sendo assim, só na segunda sessão a base para uma criação coletiva estaria adequada bem como já teriam sido eliminados os vícios e ‘soluções prontas na cabeça’.

Dinâmicas — Qual orientação esse objetivo demanda?

Cabe, sobre essa variável, alguns artigos e, para preservar alguma cadência racional, será tratada aqui de maneira macro.

As dinâmicas empregadas num workshop servem para “regrar” a condução do objetivo do dia. São elas as responsáveis por trazer os assuntos no tempo certo, não permitir que esses sejam ignorados, misturá-los entre si, adaptá-los e subvertê-los quando necessário. Aqui também serão pensadas as formas dos participantes interagirem.

Amplo, não? Demais. Faz-se necessário ir por partes.

Algumas dinâmicas servem apenas para introduzir um mindset, os chamados “aquecimentos” ou “warm-ups”. Não tem resultado prático ao tema em questão, mas usam exemplos lúdicos para indicar uma forma de agir nas próximas atividades.

Antes de uma problematização (dinâmica de se listar problemas de um tema), por exemplo, pode ser usado um jogo como o “felizmente/infelizmente”. Este consiste em: um depois do outro, os participantes continuarão uma história sempre alternando o começo de frase com as palavras ‘felizmente’ e ‘infelizmente’. A rápida mudança de ponto de vista ajudará aos envolvidos a associarem problemas e situações mais rapidamente.

— Felizmente, ganhei um carro.
— Infelizmente, não tinha dinheiro para gasolina.
— Felizmente, o carro era a gás.
— Infelizmente, o gás reduziu a mala…

Com o mindset apropriado, as dinâmicas seguintes serão de teor prático e devem, de blocos em blocos, apresentarem “checkpoints”. Um exemplo clássico disso são os workshops de cocriação que costumam começar com um bloco de atividades apenas para ‘tirar as ideias óbvias da cabeça’. São exercícios mais diretos e cujo único intuito é esvaziar a mente dos participantes de soluções que teimam em aparecer, mas trazem poucos pontos de vista diferentes. Sendo assim, os blocos de atividades seguintes poderiam se voltar a inovações ou construções de ideias multidisciplinares.

Como já dito, caberá às dinâmicas seguintes definir as regras apropriadas a cada atividade. Alterar seguidamente os pontos de vista ajuda a não viciar o pensamento e garantir um visão 360 graus de uma questão. Há muito o que pode ser abordado nesse ponto, mas, para nos mantermos no nível macro, vamos considerar que uma boa forma de se atingir o objetivo é usar a lógica “SCAMPER” ao longo das atividades.

SCAMPER nada mais é que do que a soma das iniciais de diferentes processos de pensamento. Numa tradução literal:

S — Substituir algo no processo;
C — Combinar elementos;
A — Adaptar situações ou elementos;
M — Minimizar, tornar maior, modificar contextos;
P — Pensar em outros usos;
E — Eliminar elementos da situação;
R — Reverter, rearranjar o problema;

Sim, descritos separadamente se tornam genéricos. Por outro lado, eles servem apenas de referência para se pensar em atividades. Agem como provocadores de pensamento aos participantes.

Por fim, ainda sobre dinâmicas, é importante considerar o conceito da aleatoriedade. Como o acaso pode ajudar você a combinar provocadores e perfis de pessoas para um resultado mais disruptivo? É outra preocupação desse processo, mas que, por hora, não será aprofundado.

Duração — Qual tempo é suficiente (nem curto, nem longo)?

Controle do tempo é vital para a cadência das atividades. Dinâmicas longas (25 - 30 minutos da mesma atividade) relaxam as pessoas que terminam por atrasar sua conclusão do exercício. Dinâmicas curtas (3 - 7 minutos) energizam o ambiente, mas correm o risco de permanecer inacabadas pela falta de tempo.

Apenas a prática e simulações prévias garantem o tempo exato de duração. Sim, aplicar uma dinâmica significa já tê-la vivenciado inúmeras vezes em testes com seu próprio time.

Pulso firme e atenção constante aos participantes é vital para os prazos serem respeitados. Pode-se dizer que cravar o tempo exato é acertar um sentimento do público de “fiz muito, mas dava pra ter feito um pouquinho mais”. Essa sensação alimenta o time seguidamente e garante uma alta motivação durante toda a sessão.

Pessoas — Que perfis serão necessários para a sessão?

É importante ser dito: dependendo do público, o workshop pode estar fadado ao fracasso antes mesmo de iniciar. É comum se observar em sessões de cocriação a presença de um ‘grupo travado’. Ali, por algum motivo, os perfis não se complementam ou o mindset pessoal dos participantes não os permitia se entregar verdadeiramente às atividades.

Evitando entrar no detalhe de porque alguns perfis tem mais resistência a processos de workshop (outra discussão extensa), vale pontuar alguns tipos de perfis sempre convenientes de se espalhar pelos grupos de uma sessão: um líder, um técnico, um crítico, um “mão na massa”, um decisor, um defensor do cliente, um defensor do negócio, etc.

Claro, a ausência de um ou outro perfil não prejudica o todo, mas a falta da maioria pode acabar por revelar um público inadequado para esse tipo de trabalho.

Fora das variáveis, mas com imensa importância, está a figura do facilitador. Ele que irá garantir que, durante a sessão, o planejamento se mantenha o mais próximo possível do original. Jogo de cintura e extrema empatia serão necessários. Um facilitador fraco confunde e desmotiva porque fragiliza a credibilidade do processo através de sua própria insegurança. Novamente, um assunto grande e que merece maiores análises em novas possibilidades.

Tendo em vista todos pontos e variáveis abordados, procure repetir o exercício de se lembrar de suas experiências passadas em workshops e dinâmicas. Certamente algumas percepções passaram a estar mais justificadas de porque funcionaram melhor ou pior, correto?

É possível, portanto, também entender um pouco mais as limitações de processos mais “by the book”, afinal, quanto mais próximo um workshop é aplicado seguindo uma ‘fórmula de bolo’, menos aderente o projeto será em relação às suas variáveis. Sendo assim, o grau de adequação variará de projeto para projeto.

Mais importante, e este artigo procurou fazê-lo, é desenvolver uma capacidade crítica sobre dinâmicas, atividades e workshops, ainda mais observando o constante aumento dessas práticas no mercado.

O pior dos cenários, bastante comum e que deve ser combatido, é o participante que se aborrece ao ser envolvido num workshop, participa sem expectativas, se desmotiva, entende como algo que ocupa um tempo que poderia ser útil e, ao terminar a sessão, cala-se sobre sua insatisfação.

Isso é tudo o que deve ser evitado: a leviandade sobre um workshop ruim.